蓝山一位做电子线的老板，手机里四十七个微信群。客户下单，有时候在群里，有时候在邮件里，还有的直接发语音。上周他翻了两小时才找到一张订单截图。我跟他说，你不是缺客户，是缺一个把订单归堆的地方。他试过让助理记台账，记了半个月就断了。
订单散着，最先出事的是交期
订单散在邮箱和微信里，表面看是找不到，真正的麻烦是答不准交期。客户问这批货什么时候能出。你得先想这是哪个群的单，再翻聊天记录，再跑去问车间。等回过去，客户已经找了别家。宁远一家做纺织的厂去年就因为回慢了两天，丢了一个跟了半年的泰国客户。这事我到现在想起来都替他可惜。
我给的建议一般很土。先别管系统，让业务把每个订单的六个信息填进一张固定格式的表。哪六个？客户、品名、数量、单价、交期、特殊要求，填不全就不算下单。这一条卡上去你会发现，有一半订单本来就缺信息，以前全靠猜，猜错了算谁的？这三条不满足，界面再花哨也别签。我这么说不怕得罪同行，签错一次的钱够你请两个人。
进销存怎么选，我只看三件事
第一，能不能把同一批货的成本算清楚。外贸单最怕什么？怕报价算漏了运费和包装。第二，能不能一键导出对账单，客户要的时候不用现做。第三，能不能让车间看见订单走到哪一步。至于界面漂不漂亮，那是加分项。凤凰园有家做竹木加工的厂，选的时候被演示动画迷住了。签完才发现成本算不准，用了一个月就换掉。
别急着把全部客户都搬进系统
还有个坑我得提醒你。很多老板一上手就想把所有客户搬进去，结果搬了三分之一就搬不动，半途而废。我一般建议先挑三到五个稳定的老客户跑，跑顺一个月再加。蓝山那位老板就是这么干的。现在他手机里还是四十七个群，但每个新订单十分钟内一定会出现在那张表上。他现在跟我开玩笑，说群里还是吵，但心不慌。
总结
订单管理这件事，工具是第二步，先把信息格式统一才是第一步。你今天下班前，让业务把正在跟的五个订单按那六项填一遍。填完哪里缺、哪里乱，你一眼就能看见。到那时候再聊买什么，心里有底。这一步谁都能做，不用等我上门。